[구글시트 의뢰] 5개의 엑셀 문서 하나로 통합하기

의뢰내용

 

회사의 영업관리 (겸 경리) 직원분이 한숨을 푹푹 쉬다가, 나한테 SOS를 청했다.

가서 들어보니, 

나한테 영수증을 주면서 '국내영업부 경비내역' 엑셀 파일에 입력해 달라고 요청을 했다. 도움을 주기 이전에, 업무적인 애로사항을 먼저 물어봤다.

 

담당직원은

 

1) 영업직원이 출장을 다녀오면 영수증이랑 출장정산서를 주는데, 다른 일들도 많은데 매번 그것들을 처리하는 데 시간이 오래 걸린다.

2) 같은 내용을 각각 다른 엑셀 파일에 적어놓는 데, 그게 3번이라 매우 번거롭다

3) 영업직원이 지출한 비용은 영업직원이 작성했으면 좋겠고, 영업직원이 본인이 쓰는 지출 내역에 대해 파악이 되어 지출을 관리했으면 좋겠다.

 

라는 말을 했다.

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그리하여, 

관리직원에게 현재 사용하고 있는 엑셀 파일을 전부 보내달라고 하여 기존 작업을 보다 효율적으로 할 수 있는 방법에 대해 생각해봤다.

 

기존에 작성하던 방식은

나중에는 '입출고' 내역도 합쳐달라는 요청을 했다.

 

- 영업 직원이 출장을 다녀오면 출장정산서와 영수증을 관리직원에게 제출

- 관리직원은 받은 영수증을 토대로 '국내영업부경비내역', '매입물품내역', 그리고 주유 시에는 '차계부'에 등록

 

각 파일을 대략적으로 얘기하자면,

- 국내영업부경비내역: 국내영업부 출장 관련 비용(숙소, 식대, 접대비, 주유비 등 출장에 소요된 모든 경비)

- 차계부: 차량 운영 관련 지출 내용 (주유, 소모품비 교환, 차량 수리비, 보험 등 차량 소유 및 운행에 따른 모든 비용)

- 매입물품내역: 회사 운영에 소요되는 모든 지출(출장 경비, 차량유지비 포함)

 

하는 방식으로 지출을 기록하고 있었는데,

예를들어, 영업직원이 출장을 가서 주유를 한 번 하면 세 개의 엑셀에 각각 내용을 적어야 한다.

하나의 지출을 세 개의 파일에 반복하여 적고 있었다. 이 얼마나 비효율적인가....

그래서 영수증을 토대로 지출 내역을 입력하는 것을 잠시 멈추고 통합된 하나의 시트를 만들어줄테니 조금만 기다려 달라고 했다.

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주요 작업내용

 

먼저 해야할 일은

하나의 지출을 세 개의 시트에 반복해서 입력해놓는 비효율적인 방식을 바꿔야 한다는 것이다.

그래서,

시트를 만들어서

 

- 차량에 관련된 모든 비용은 해당 시트에만 기재하도록 ▶ 차량 시트

- 출장에 관련된 모든 비용은 해당 시트에만 기재하도록 ▶ 출장 시트 (단, 출장시 발생한 주유비는 차량 시트에 입력)

- 위의 두 가지를 제외한 모든 지출을 기재하는 시트 ▶ 지출 시트

 

그리고, 세 가지의 모든 지출을 종합하여 보여줄 수 있는 종합시트

+ 특정 월의 전체 지출 상세 내역을 볼 수 있는 시트

+ 출장 정산서 (국내 영업 직원 작성)

 

의 기능이 담겨있는 하나의 시트로 작성하기로 하고 작업을 시작했다.

 

+ 추가로, 관리 직원이 입출고 내역도 해당 시트에서 작성할 수 있도록 해달라고 요청하여

입고 관련 내용이 담긴 입고 시트

출고 관련 내용이 담긴 출고 시트

도 작성하였다.

 

 

5가지의 엑셀 파일을 하나의 구글 시트에 넣고, 각 지출에 맞는 시트에 입력을 하면 자동으로 합산되도록 하였다.

이로써, 하나의 지출을 가지고 세 번의 반복작업을 해야 하는 일이 사라졌다.

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주요 탭 소개

 

◆ 종합

출장 경비 + 차량 유지비 + 그외의 모든 지출이 집계되는 탭이다.

하단에는 각 지출항목의 월 별 지출액을 막대그래프로, 해당 항목의 지출 비중을 원 그래프로 시각화.

대시보드의 역할을 하기 때문에, 특별히 입력해야 할 사항은 없다. (있다면 전년 지출 금액, 상단의 작성 정보 정도)

 

 

◆ 월별 상세

특정 월을 선택 시, 해당 월의 지출 관련 데이터 및 그래프가 자동으로 표시된다.

 

◆ 지출

차량 유지비, 출장 경비 외의 모든 지출이 집계되는 탭이다.

월 별 지출 총액 및 항목별 지출 비중이 시각화로 표시되고, 그 하단에는 세부 데이터가 자동으로 집계된다.

또한, 그 하단에는 항목별 설명이 담겨 있어, 해당 항목에 대한 이해를 돕는다.

 

◆ 출장

출장 경비 지출에 대한 내역이 자동으로 표시된다.

상단에는 월 별 총액을 표로 나타냈고, 그 하단에는 월별 출장 경비 항목별 지출 금액이 누적막대그래프로 표시되며, 지출 항목별 지충 비중 역시 원 그래프로 표시된다.

그 하단에는 항목별 세부 지출금액이 집계되어 표시된다.

 

◆ 차량

차량 소유 및 유지에 소요되는 모든 지출 비용이 집계되어 표시된다.

현재 회사에 차량이 3대가 있는데, 각 차량 별 지출금액 및 비중이 얼마나 되는지,

차량 유지 관련 항목별 지출 금액 및 비중이 집계되어 표시되도록 하였다.

 

◆ 입출고

회사의 입고 및 출고 관련 데이터가 집계 및 표시된다.

월별 입고 및 출고 수량 집계 및 시각화

각 부서별 입고 및 출고 비중

각 항목별 상세 수량 집계

등의 정보를 제공한다.

 

 

◆ 직접 작성해야 하는 탭 (매입 / 차량 / 국내출장 / 출고 / 입고)

앞서 소개한 탭에 데이터가 자동으로 집계되려면, 해당 탭에서 정보를 잘 입력해줘야 한다.

작성을 효율적으로 하게 하기 위하여, 대부분의 열에 드롭다운, 함수 등을 적용하였다.

 

앞서 소개한 탭에 데이터가 자동으로 집계되려면, 해당 탭에서 정보를 잘 입력해줘야 한다.

작성을 효율적으로 하게 하기 위하여, 대부분의 열에 드롭다운, 함수 등을 적용하였다.

 

 

◆ 출장경비 정산서

출장경비 정산서의 경우, '출장경비내역' 탭의 내용을 복사 (값) 붙여넣기 해서 작성하도록 서식을 통일하였다.

또한, 버튼 하나로 PDF 다운로드 를 할 수 있게 하였다.

 

◆ 드롭다운 탭

모든 서식에 드롭다운을 걸어뒀는데, 이 탭에서 값을 수정하면 나머지 탭들에 자동으로 반영되도록 하였다.

 

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기존에 작성했던 내역까지 다 옮겨서 직원에게 줬더니 너무 좋아해서 뿌듯했다.

엑셀 또는 구글 스프레드 시트 작성 문의는 댓글로 남겨주시면 됩니다 (유료 작업)