[구글 스프레드시트] 매출 관리 템플릿

서식 생성 계기

 

긴 글이니 스킵해도 됩니다.

회사에서 업무용으로 구글 스프레드시트를 많이 사용하는 편이다. 구글 스프레드시트의 큰 장점은

• 접근성
• 협업 기능
• 연동성

등이 있는데, 특히 '협업 기능' 은 내가 회사 내의 대부분의 엑셀 서식을 구글 시트로 옮겨 넣기에 충분한 이유였고, 기존에 일하며 만들어두고 혼자서 사용하던 재고 관리 서식, 주문 서식, 매출 서식 등을 몇 년에 걸쳐 꾸준히 구글 스프레드시트로 옮겨두고, 새로 생성하는 작업들을 진행해오고 있다.

그리고 각 업무에 맞는 팀원들에게 공유하고 사용법을 안내하여 엑셀에서는 하기 어려운 '공동 작업, 공동 관리' 업무를 진행하고 있다.

TMI로, 뭐가 없다 싶으면 내가 자꾸 만들어내니 회사에선 일부러 '얼마에요', '더존' 등의 프로그램 등을 도입하지 않는게 아닌가 싶기도 하다... (물론, 퀄리티와 기능에 비하면 그 회사들과는 비교도 할 수 없을테지만, 이가 없으면 잇몸으로 씹으면 되니.)

 

아무튼, 엊그제 (24년 7월 12일 금요일)에도 영업팀 회의 시간 중에 영업 이사님이 국내 매출 현황이나 미수금 등에 대해 알고 싶다고 하셨으나, 그때까지만해도 경영지원팀(팀이라고는 했지만, 담당직원 혼자)에서 엑셀로 써오던 서식이 있었다.

그러나, 궁금해할때마다 엑셀 파일을 보내거나 종이 아깝게 정보를 출력해서 주는 것도 영 효율이 떨어진다고 생각했다.

 

그래서 퇴사 기념 선물(요즘 팀원들에게 떠나는 기념으로 이런저런 서식을 만들어주고 있다) 로 국내 매출처 관리 템플릿을 만들어줘야 겠다고 생각했다.

 

예전에 해당 부서 직원에게 엑셀 파일을 만들어 줬었는데, 쓰기가 너무 복잡하다고 사용을 하지 않고, 엑셀 서식으로 유명한 'XX폼' 에서 매출 관리 서식을 구매해서 사용하고 있던 상태였다.

[구글 스프레드시트가 엑셀보다 나은 점]

• 접근성: 인터넷이 되는 곳이라면 어디서든 사용 가능.
• 협업 기능: 공유가 되어있는 사람이라면 모두 활용 가능.
• 연동성: 다양한 기능 및 프로그램 연동 가능.

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서식의 목적

• 관련 팀 전체 인원들이 직접 관련 정보를 확인하고 관리할 수 있도록 하였습니다.
• 팀 전체 뿐 아니라, 팀원 개개인이 담당하고 있는 업체의 매출, 성과, 거래, 미수금 내역 등을 확인하고 관리할 수 있도록 하였습니다.
• 반복적인 업무를 최대한 줄이고, 자동화 기능을 늘려 효율을 높였습니다.

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서식의 주요 기능

• 전체 월별 매출액, 월별 입금액 확인
• 업체별 월별 매출액, 입금액, 전년 매출 확인
• 특정 기간동안의 거래 내역 조회 및 확인
• 특정 업체의 특정 기간동안의 거래 내역을 조회하고 확인
• 거래처별 상세 거래 내역 확인
• 거래처 관리 내역을 통한 거래처 정보 데이터베이스 화
• 견적서 작성 및 PDF 다운 / PDF 이메일 발송 기능

 

최소 4가지 엑셀파일의 기능을 한 서식에 넣어 편리함을 극대화하였습니다.

 

※ 특히, 매크로 기능(구글 앱스 스크립트)을 구현하여 버튼 한 번으로 데이터가 조회되거나, PDF 파일이 다운로드 또는 이메일 발송이 되게 하여 귀찮고 번거로움을 더는데 집중하였습니다.

 

※ 스크립트 (매크로) 사용 시 권한 설정이 필요하므로, 권한 설정을 한 뒤 사용하시면 됩니다.

★ 스크립트 권한 설정 방법 (구글 로그인 필수)

먼저 스크립트 사용 시 (매크로 버튼 클릭 시) 해당 알람이 뜨면 권한 검토 클릭

해당 시트를 사용하고자 하는 구글 계정을 선택하고

Google에서 확인하지 않은 앱에서 하단의 '고급' 클릭

 

빨간색 영역에 있는 '권한 검토(으)로 이동(안전하지 않음)' 클릭

 

권한 검토에서 내 Google 계정에 액세스하려고 합니다 에서 '허용' 클릭

 위의 절차를 거치면 매크로(앱스 스크립트) 기능을 원활히 사용할 수 있습니다.

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주요 기능 요약

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탭 설명

 

해당 서식의 탭으로는,

• 종합: 1년 동안의 전체 매출, 수금 내역 확인 (매출 전년 대비 비교 가능), 특정 업체의 매출과 수금 내역 확인. 또한 해당 데이터들을 시각화
• 거래내역
• 거래처원장: 거래처별로 거래 내역, 미수금, 매출액, 수금액 등 조회 (기간 별 조회 가능)
• 총계정원장: 전체 거래 내역, 미수금, 매출액, 수금액 등 조회 (기간 별 조회 가능)
• 거래처현황: 전체 거래처의 월별 매출액, 전년 미수금, 전년 선수금, 수금액, 잔액 등 표시 (거래 상세 내역)
• 거래처관리: 거래처 정보 DB
• 전년 매출: 거래처 별 전년 월별 매출(입력하면 종합 탭에서 확인하여 성과 비교 가능)
• 견적서: 견적서 작성 프로그램 (PDF 다운로드 또는 담당자에게 이메일 발송 가능)
• 가격표: 견적서 작성 시에 제품명을 입력하면 가격이 자동으로 입력되는 기능을 하기 위한 데이터

이 중, 거래내역과 거래처관리, 전년 매출, 가격표 내역만 잘 입력하면 나머지 탭들은 자동으로 값이 입력되어 업무가 한층 더 수월해집니다.

해당 서식의 데이터는 서식의 기능을 시연하기 위하여 실제 업체의 내역을 토대로 가공하여 작성하였으며, 실제 존재하는 업체가 아닙니다.

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[탭별 설명 보기]

[구글 스프레드시트] 매출 관리 템플릿 - 견적서 / 가격표 탭

 

[구글 스프레드시트] 매출 관리 템플릿 - 거래처현황(관리) / 전년매출 탭

 

[구글 스프레드시트] 매출 관리 템플릿 - 거래처원장 / 총계정원장 탭

 

[구글 스프레드시트] 매출 관리 템플릿 - 종합 / 거래내역 탭

 

[구글 스프레드시트] 매출 관리 템플릿

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구매 링크(크몽)

https://kmong.com/gig/589423

구글 스프레드시트 매출처 관리 템플릿 - 크몽

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◆ 엑셀 버전의 매출처 관리 템플릿도 있습니다.

단, PDF 저장 및 이메일 발송 매크로 기능은 빠져있습니다.

(매크로를 통한 조회 기능은 가능)

https://kmong.com/gig/593241

엑셀 거래처 관리 템플릿 매크로 기능 O - 크몽